Avez-vous un programme de transfert des risques contractuels?

Les projets de construction peuvent, comme plusieurs autres, faire courir des risques financiers et opérationnels aux entrepreneurs qui travaillent avec des fournisseurs de produits et de services tiers. Cependant, ces risques peuvent être atténués par la mise en place d’un programme de transfert des risques contractuels (TRC), dont le but est de protéger leur entreprise contre les réclamations pour blessure, bris matériel, retard ou défaut de construction associées à des services ou à des produits tiers, en déterminant bien avant le début des travaux les responsabilités de chaque partie prenante des projets de construction. En général, les programmes TRC intègrent les six concepts ou éléments suivants.

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Les programmes TRC ont comme fondement des contrats écrits qui définissent les rôles et les responsabilités de vos sous-traitants, vos vendeurs et vos fournisseurs de services, ainsi que vos exigences envers eux, dont financières. Ils peuvent inclure des conventions d’indemnisation, des spécifications d’assurance et les exigences en vigueur, dont un certificat d’assurance (CA).

Une clause d’indemnisation est une section d’un contrat écrit dont un entrepreneur peut se prévaloir pour se protéger en cas de responsabilité pour blessure ou pour dommage découlant du travail d’un autre entrepreneur ou d’un sous-traitant. Elle peut être utilisée pour décrire les responsabilités de l’entrepreneur ayant causé, dans le cadre de ses activités, les blessures ou les dommages matériels concernés, y compris son devoir de défendre les autres entrepreneurs impliqués. Les clauses d’indemnisation sont souvent complexes et mettent en cause d’éventuelles questions juridiques qui ne doivent pas être sous-estimées. Il vous est recommandé de consulter un avocat chevronné en droit des contrats de construction dans la province ou la ville où les travaux en question sont exécutés.

Les spécifications d’assurance procurent des renseignements détaillés sur la protection et les limites d’assurance que vous exigez de vos sous-traitants, vos vendeurs et vos autres fournisseurs de services. En général, les spécifications d’assurance incluent des renseignements sur les assurances auto et responsabilité civile générale et complémentaire. Elles peuvent également porter sur d’autres garanties au besoin. Votre courtier en assurance et votre avocat peuvent vous aider à déterminer la protection et les limites les mieux adaptées à vos besoins.

Un CA peut permettre de confirmer qu’un sous-traitant, un vendeur ou un autre fournisseur de services avec qui vous travaillez souscrivent l’assurance que vous exigez pour l’exécution de leurs travaux. Demandez à voir leur CA et passez-le soigneusement en revue pour examiner les garanties, les limites et les spécifications d’assurance pertinentes avant l’ouverture du chantier. Revoyez-le avant sa date d’échéance et assurez-vous de toujours en avoir un exemplaire à jour dans vos dossiers.

L’assureur qui protège les sous-traitants dans le cadre d’une assurance responsabilité civile peut fournir ce type d’avenant dans le but d’aligner leur couverture sur les obligations de votre programme TRC, y compris en matière d’indemnisation et de défense. Discutez avec votre courtier ou votre avocat pour en savoir plus sur les avenants pour assurés supplémentaires.

Il est préférable de conserver les dossiers comme les contrats exécutés, les plans, les devis, les ordres de modification, les vidéos, les photographies et les certificats d’assurance de façon à pouvoir les consulter en cas de sinistre ou de réclamation. Consultez un avocat pour fixer un délai de conservation adapté à vos besoins et connaître les exigences provinciales et fédérales en vigueur. Présentez votre politique de conservation des dossiers à tous les membres du personnel de gestion et de supervision du chantier.

Si cette conservation est électronique, effectuez les mises à niveau requises de vos systèmes pour ne pas perdre accès aux dossiers enregistrés. Il est préférable d’avoir des copies de sauvegarde de tous les dossiers, en papier et en format électronique.

Demandez enfin à un avocat de revoir votre programme tous les ans pour s’assurer qu’il reste conforme aux lois, aux règlements et à la jurisprudence applicables, et soumettez fréquemment vos fichiers à des audits pour avoir les documents appropriés à portée de main.

L’adoption d’un programme TRC n’est qu’une des nombreuses stratégies de gestion des risques qui peuvent vous aider à éviter les problèmes dans ce domaine. Le renforcement de vos processus de sélection et d’embauche de vos sous-traitants et le contrôle de la qualité de leurs travaux sont d’autres stratégies que vous pouvez mettre en place dans le cadre de vos relations d’affaires avec des tiers. Combinés, votre programme TRC et vos processus d’assurance de la qualité et de sélection de vos sous-traitants pourraient vous aider à efficacement gérer votre projet et vos risques.

Il est important de consulter un avocat chevronné en droit de la construction pour discuter des outils de transfert des risques offerts et de leur application dans le contexte des ententes que vous avez avec vos sous-traitants, vos fournisseurs, vos vendeurs et vos autres intervenants. Votre courtier en assurance peut aussi vous aider à déterminer la protection dont vous avez besoin.

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